Empresa que ofrece servicios de digitalización de documentos de manera masiva y hace custodia y organización de documentos físicos.
Reto o Problemática
Contaban con 5 asesores comerciales y un jefe comercial en Guayaquil y otro en Quito y cada una de estas personas se guiaba por un Excel comercial pensado y gestionado por el gerente general. En dicho Excel estaba organizado todo el proceso de prospección y seguimiento de las oportunidades de la empresa. Esta forma de gestión producía ineficiencias a la hora de tratar de adelantar actividades comerciales con sus consecuentes pérdidas de tiempo al llenar los formatos de Excel y organizar la información. Cuando se quería desarrollar algún proceso o actividad, el estado del cliente o prospecto ya había cambiado y por tanto volvía ineficiente el esfuerzo comercial pensado. Había descoordinación y demoras entre asesores, los jefes comerciales y el gerente.
Lo que más afectaba la operación era demora en la toma de decisiones acertadas dado que cambiaba los estados de los clientes y los reportes no reflejaban dichos cambios hasta mucho tiempo después.
Solución
Adecuación de LatinCRM pensado en solucionar los aspectos más críticos de la problemática de la empresa donde se estableció que todo contacto con el cliente, desde el primer contacto hasta cuando se brinda soporte técnico se debe tratar a través del sistema.
Implementación de formularios web en las páginas web comerciales.
Estandarización de propuestas y de flujo de trabajo a nivel comercial.
Establecimiento de criterios de evaluación para considerar si un prospecto era factible o no.
Determinación de roles comerciales e informes de desempeño y control de gestión de clientes y prospectos.
Resultados
Toda la organización desde el departamento de servicio al cliente, asesores comerciales, operadores de proyectos, jefes comerciales y el gerente, utilizan el sistema diariamente y tienen organizadas todas las islas de información de contacto con el cliente.
Adicionalmente, la empresa salva guarda la información a partir de permisos de usuarios para que no haya fugas ni perdidas de la información de los prospectos.
Ahora el gerente cuenta con control sobre la gestión en tiempo real de los seguimientos y las oportunidades comerciales de la empresa.